Với hy vọng có thể áp đảo virus Corona (và giữ cho nền kinh tế toàn cầu ổn định nhất có thể), nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới đang nỗ lực để hạn chế tương tác giữa người với người, bằng cách yêu cầu một số hoặc tất cả nhân viên của họ làm việc tại nhà. Mặc dù việc hạn chế di chuyển có thể giúp các nhân viên có thể cảm thấy bớt lo lắng về việc lây bệnh, nhưng để điều chỉnh công việc sau một thời gian dài làm việc trong văn phòng không phải là một sự chuyển đổi dễ dàng. Hầu hết quá trình làm việc sẽ bị gián đoạn, năng suất không tốt khi chúng ta bị phân tâm bởi những công việc cá nhân khác.

Vì vậy, để làm việc tại nhà hiệu quả chúng ta cần nắm rõ nên làm việc khi nào, làm việc ở đâu và làm thế nào để tạo ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Còn thiết bị văn phòng, định hướng phát triển nghề nghiệp, cơ hội đào tạo và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp như thế nào? Làm việc từ xa, đặc biệt là hoàn toàn làm ở nhà sẽ cần một số “bí kíp” để đạt năng suất. Dưới đây là những cách để các nhà thiết kế nói riêng và những nhân viên văn phòng nói chung làm việc tại nhà tốt hơn và hiệu quả hơn.

---

1. Công cụ kỹ thuật số để kết nối và giao tiếp

 

Thử thách lớn nhất khi làm việc từ xa chính là giao tiếp!

Để vượt qua cảm giác bị cô lập, chúng ta nên chú ý dành thời gian cho việc tích cực giao tiếp để thiết lập và duy trì các mối quan hệ. Kết nối với đồng nghiệp có thể bắt đầu bằng những cách như tham gia Slack để xem mọi người đang làm gì, lên Skype để chào hỏi và chia sẻ những câu chuyện vui với đồng nghiệp.

Tâm trí dễ hỗn loạn khi làm việc đơn độc, vì vậy mọi thành viên cần giao tiếp để tránh tạo ra khoảng cách. Đó là lý do tại sao các công cụ giao tiếp là chìa khóa cho các nhóm làm việc từ xa. Đối với các cuộc họp, hãy chọn một công cụ mà mọi người có thể dễ dàng kết nối như Google Hangouts, Discord hoặc Skype for business. Để thiết kế và phát triển sản phẩm, các công cụ như InVision, Dropbox Paper, Figma và zipBoard cho phép tạo nhóm trao đổi thông tin cơ bản về mockup, prototype và thành phẩm. Trò chuyện trực tiếp và phản hồi nhanh chóng giúp việc trao đổi thông tin và phát triển sản phẩm trở nên dễ dàng hơn.

 

---

2. Xây dựng thói quen hợp lý

 

Tạo thói quen phù hợp là chìa khóa thành công.

Khi ở văn phòng, chúng ta thường có thói quen làm việc theo lịch trình. Điều này nhằm thúc đẩy mọi người lên kế hoạch và thời gian biểu cho công việc của mình vào buổi sáng (chuẩn bị kế hoạch, tập thể dục, làm bữa sáng, v.v.). Ví dụ: nếu bạn cần có mặt ở văn phòng trước 9 giờ sáng, bạn có thể vạch ra kế hoạch số lượng và thời gian các công việc cần làm, tạo ra thành thói quen để các công việc được đảm bảo thực hiện đúng như kế hoạch. Các bước để xây dựng có thể tham khảo như sau:

• Đặt thời gian mà bạn sẽ bắt đầu làm
• Xác định những thói quen cần làm vào buổi sáng
• Thức dậy đúng giờ để bắt đầu công việc
• Thay đồ ngủ bằng một bộ đồ chỉn chu để bạn có tinh thần làm việc
• Nghỉ ăn trưa, ngay cả khi bạn chỉ có 10 phút
• Lên lịch tập luyện và các hoạt động xã hội sau khi hoàn thành công việc (giống như bạn đang làm việc thực sự ở văn phòng)

Khi làm việc tại nhà hoặc từ xa, ngoại trừ việc rút ngắn thời gian đi lại và hạn chế di chuyển, bạn nên giữ tất cả những hoạt động còn lại như thể đang làm việc tại văn phòng.

---

3. Luôn hướng đến người dùng

 

Nhà thiết kế và nhà phát triển luôn luôn đặt người dùng trong tâm trí.

Một quy trình thiết kế luôn phải lấy người dùng làm trung tâm, điều đó giúp chúng ta dễ dàng giải quyết các vấn đề và giúp tập trung vào trọng tâm quy trình. Nếu có nghi ngờ về các tính năng đang triển khai hoặc cảm thấy lan man, cách giải quyết tốt nhất là đặt mình vào vị trí người dùng, điều đó sẽ giúp bạn biết cần phải làm gì. Mặc dù điều này chỉ đúng khi các nhóm làm việc cùng một nơi hoặc cùng một thời điểm, vậy làm thế nào để người dùng có thể cùng tham gia kiểm tra vấn đề khi các nhóm thiết kế và phát triểm làm việc ở mỗi nơi khác nhau? Các nhóm vẫn có thể thu thập phản hồi của người dùng và theo dõi hành vi thông qua các bài kiểm tra từ xa, heatmap, bản ghi âm và khảo sát. Lúc này Hotjar và CrazyEgg là những lựa chọn tuyệt vời.

 

---

4. Đặt quy tắc với mọi người về không gian làm việc

 

Bất kỳ nơi nào cũng cần có quy tắc.

Đặt quy tắc với những thành viên trong nhà của bạn hoặc những người cùng chia sẻ không gian làm việc với bạn. Nếu bạn phải chăm sóc con trong khi bạn vẫn phải làm việc, bạn cần có những quy tắc rõ ràng về những gì chúng có thể và không thể thực hiện trong thời gian đó. Việc chăm sóc gia đình và thú cưng cũng cần được phân chia thời gian hợp lý để thực hiện, ngoài ra bạn có thể chia sẻ công việc nhà cùng các thành viên khác trong gia đình để đảm bảo không bị ảnh hưởng trong thời gian bạn làm việc.

---

5. Nghỉ giải lao

 

Chỉ khi tinh thần thoái mái mới có thể nâng cao sức sáng tạo.

Chúng ta làm việc trong những môi trường nghiêm túc và thông tin cần xử lý nhanh chóng, nơi mà công việc thường khó để tạm dừng hay nghỉ ngơi. Không quá lạ khi chúng ta bắt gặp những bữa ăn trưa tại bàn làm việc hoặc trong một cuộc họp. Tuy nhiên, việc nghỉ giải lao “tạm thời” có thể giúp bạn giảm bớt phiền nhiễu và căng thẳng. Điều này cũng giống như chăm sóc bản thân để bạn có động lực, hoạt động tốt hơn, đảm bảo cho việc tập trung và thúc đẩy tư duy phản biện – từ đó tăng năng suất và sáng tạo. Vậy làm thế nào để có thể vừa làm việc vừa kết hợp nghỉ ngơi.

• Thường xuyên thiết lập thời gian nhất định trong ngày của bạn cho bữa trưa
• Nếu đó là một ngày đẹp trời, hãy ăn bữa trưa của bạn bên ngoài nhưng đừng đi quá xa (ví dụ: tại ban công hoặc sân nhà)
• Khi bạn không thể tập trung, hãy tập một vài động tác thể dục ngay tại bàn làm việc hoặc đi lại quanh nhà.
• Tự thưởng cho mình một ly cà phê.
• Tận dụng giờ nghỉ như một cơ hội để nói chuyện với các đồng nghiệp

Sức khỏe tinh thần cũng là một khía cạnh thiết yếu để nâng cao sức sáng tạo và năng suất làm việc. Chúng ta đưa ra hàng ngàn quyết định trong một ngày và việc không nghỉ ngơi có thể khiến bạn mệt mỏi với chúng.

 

---

6. Không gian làm việc thoải mái

 

Một không gian làm việc thoải mái, tiện lợi giúp bạn tập trung và giảm bớt căng thẳng mỗi khi làm việc.

Âm nhạc hoặc âm thanh có thể là chìa khóa để duy trì sự tập trung và làm việc hiệu quả trong suốt cả ngày. Tai nghe chống ồn là vật hữu ích đối với những người làm việc trong văn phòng, nhưng ở nhà, bạn có thể “lấp đầy” căn phòng bằng những giai điệu yêu thích với sự trợ giúp của loa không dây. Nếu bạn là một người yêu thiên nhiên, tiếng mưa hay tiếng chim hót chắc chắn sẽ mang đến cho bạn một không gian làm việc tuyệt vời, bạn có thể tham khảo những trang web thư giãn thú vị như Noisli hay Rainymood.